Приказ МЧС России от 28.05.2015 № 270 "Об утверждении правил работы с личными делами личного состава в системе МЧС России"

V

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

(МЧС РОССИИ)

ПРИКАЗ

Москва    №

Об утверждении правил работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий

стихийных бедствий

В соответствии с Федеральными законами от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 22, ст. 2063, № 46 (ч. 1), ст. 4437; 2006, № 29, ст. 3123; 2007, № 49, ст. 6070; 2011, № 1, ст. 31, № 50, ст. 7337; 2013, № 19, ст. 2326, № 27, ст. 3477) и от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716, № 52 (ч. 1), ст. 6439;

2010,    № 27, ст. 3407, № 31, ст. 4173, 4196, № 49, ст. 6409, № 52 (ч. 1), ст. 6974;

2011,    № 23, ст. 3263, № 31, ст. 4701; 2013, № 14, ст. 1651, № 30 (ч. 1), ст. 4038, №51, ст. 6683; 2014, № 23, ст. 2927, № 30 (ч. 1), ст. 4217) приказываю:

Утвердить правила работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, ирр-зитлуяйнтам гцтуапиям и ликвидации последствий стихийных бедствий

согласг

Минис

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО

гРегистрационный №

от

В.А. Пучков

Верно

Г.Н.Филипович

Заместитель директора Департамента административной работы и правовой деятельности

Правила

работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последействий стихийных бедствий

I. Общие положения

1.    Настоящие правила работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - Правила, МЧС России) определяют:

1.1.    Порядок работы с личными делами сотрудников федеральной противопожарной службы Г осударственной противопожарной службы (далее - сотрудники).

1.2.    Порядок работы с личными делами военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России, проходящих военную службу по контракту (далее - военнослужащие).

1.3.    Порядок работы с личными делами федеральных государственных гражданских служащих МЧС России (далее - гражданские служащие).

1.4.    Порядок работы с личными делами работников учреждений и организаций МЧС России, находящихся в ведении МЧС России (далее - работники).

1.5.    Ответственность за соблюдение настоящих Правил.

2.    Личное дело является основным документом персонального учета и хранения персональных данных¹ личного состава в системе МЧС России. Хранение личных дел осуществляется в установленном Правилами порядке в кадровых подразделениях центрального аппарата МЧС России, региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органов, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъектам Российской Федерации (далее - территориальные органы МЧС России), спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, аварийно-спасательных и поисково-спасательных формирований, военизированных горноспасательных частей, образовательных, научно-исследовательских, медицинских, санаторно-курортных и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России (далее - организации МЧС России).

3. Учет, хранение и ведение личных дел осуществляется кадровыми подразделениями центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России на весь личный состав в системе МЧС России в соответствии с требованиями к обработке персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации.

II. Порядок работы с личными делами сотрудников 1. Ведение личных дел сотрудников

1.    Личное дело сотрудника (далее - личное дело) состоит из шести частей и ведется по форме согласно приложению № 1 к Правилам.

2.    Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны².

3.    Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела.

4.    Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

5.    Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться отдельно от личного дела с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

6.    Каждая часть личного дела должна содержать опись, приобщаемых документов (приложение № 2 к Правилам).

7.    В первой части личного дела хранятся:    послужной список

(приложение № 3 к Правилам) и документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

7.1.    В послужном списке личного дела содержатся сведения о прохождении службы и иной трудовой деятельности сотрудника, на основании которых производится подсчет стажа службы (выслуги лет) для выплаты ежемесячной надбавки к окладу месячного денежного содержания за стаж службы (выслугу лет) и назначении пенсии.

7.2.    Лицо, непосредственно осуществляющее обработку персональных данных в кадровом подразделении центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России, составляет послужной список на основании паспортных данных, военного билета, трудовой книжки, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, приказов по личному составу, актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных организаций, свидетельств о повышении квалификации в пятидневный срок с момента издания приказа о назначении.

7.3.    Составленные послужные списки необходимо вести на протяжении всей службы в системе МЧС России.

7.4.    Записи в послужном списке делаются шариковой ручкой (с наполнением черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже, разборчиво, аккуратно и без сокращений (кроме общепринятых). Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым. Первоначальное заполнение послужного списка допускается на печатных устройствах с использованием электронно-вычислительной техники.

7.5.    В случае внесения ошибочных записей (либо части записи) исправления и подчистки не допускаются. При этом вносятся дополнительные сведения о недействительности записи, в которых допущена ошибка. Каждое исправление в личном деле заверяется подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России (руководителя кадрового подразделения территориального органа МЧС России и организации МЧС России) и печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации территориального органа МЧС России и организации МЧС России (далее - гербовая печать).

7.6.    Вклейка в послужной список личного дела страниц с любыми записями, а также иных документов, кроме добавления в установленном порядке в личное дело страниц (листов) личного дела, запрещается.

7.7.    Внесение в послужной список сведений, не предусмотренных его формой, запрещается.

7.8.    Сотрудник должен быть ознакомлен с составленным послужным списком под роспись (для подтверждения правильности внесенных в него записей) кадровым подразделением территориального органа МЧС России и организации МЧС России. После ознакомления сотрудника послужной список подписывается руководителем территориального органа МЧС России и организации МЧС России и заверяется гербовой печатью.

7.9.    Последующее ознакомление сотрудника с записями в послужном списке осуществляется под роспись не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы и перед представлением к увольнению из федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы.

7.10. При составлении и последующем ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим:

7.10.1. На первой странице послужного списка отображаются сведения о фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) сотрудника (в том числе сведений об их перемене, с указанием реквизитов актов гражданского состояния), жетоне с личным номером и отметке о его получении, а также сведений о присвоении специальных званий.

7.10.2.    В разделы с 1 по 8 послужного списка вносятся сведения в соответствии с наименованием соответствующего раздела, в том числе о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации³ (далее - дактилоскопическая регистрация).

7.10.3.    Сведения о прохождении дактилоскопической регистрации в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, отражаются на первой странице послужного списка.

7.10.4.    В раздел 9 вносятся записи о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, в том числе федеральной государственной гражданской службы.

7.10.5.    Основанием для внесения записей в раздел 9 являются сведения, находящиеся в трудовой книжке. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании оформленных по установленной форме справок территориальных органов МЧС России и организаций МЧС России.

7.10.6.    В разделе 10 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации и иной государственной службы.

7.10.7.    Основанием для внесения записей в раздел 10 являются сведения из указов и распоряжений Президента Российской Федерации, соответствующих приказов по личному составу, документов воинского учета и материалов по продлению срока службы. Напротив каждого периода службы делается запись с указанием реквизитов приказа.

7.10.8.    При увольнении сотрудника со службы записи, произведенные в разделе 10, заверяются подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.

7.10.9.    В исключительных случаях, когда отсутствуют архивные документы

и невозможно установить номера и даты приказов о назначении, перемещении или увольнении сотрудников, отдельные периоды их службы могут быть подтверждены следующими документами:    аттестациями, служебными

характеристиками, представлениями к награждению, присвоению специальных и воинских званий, предписаниями, справками воинских частей, учреждений и архивов, а также на основании военного билета, служебного удостоверения, денежного и вещевого аттестатов, устаревших послужных списков и свидетельских показаний.

При использовании письменных подтверждений бывших сослуживцев необходимо предварительно (путем просмотра их личных дел, личных бесед) убедиться, что они в указываемый период действительно совместно служили с сотрудником, службу которого необходимо подтвердить.

После всестороннего анализа и сопоставления всех собранных документов (в том числе и свидетельских показаний) в кадровом подразделении составляется мотивированное заключение о подтверждении службы с указанием наименований документов и содержащихся в них конкретных сведений, свидетельствующих о пребывании сотрудника на службе в тот или иной период.

Подтверждаемый период службы оформляется приказом по личному составу с одновременным утверждением заключения соответствующим уполномоченным руководителем.

7.10.10.    При наличии периодов службы в иных федеральных органах исполнительной власти в разделе 10 производится краткая запись на основании заверенной копии послужного списка. Копия послужного списка приобщается к четвертой части личного дела.

7.10.11.    В целях качественного оформления и ведения личных дел, необходимо предусматривать раздел 10 в объеме не менее восьми страниц.

7.10.12.    В разделе 11 фиксируются результаты аттестации сотрудника. Результаты, выводы и рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с протоколом аттестационной комиссии.

7.10.13.    В раздел 12 вносятся сведения о присвоении квалификационных званий.

Сведения о присвоении квалификационных званий в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, отражаются в разделе 10.

7.10.14.    В раздел 13 вносятся сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях.

Сведения о присвоенных спортивных разрядах и званиях в личных делах, оформленных до вступления в силу настоящих Правил, не отражаются.

7.10.15.    В раздел 14 в хронологическом порядке вносятся периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения, в том числе в период срочной службы по призыву, а также другой службы, подлежащей зачету в стаж службы (выслугу лет) для назначения пенсии на льготных условиях.

Внесение    сведений производится    на основании документов,

подтверждающих непосредственное участие в боевых действиях, выданных органами военного управления, в том числе органами военного управления, являющимися правопреемниками органов военного управления Министерства обороны СССР, выписок из приказов соответствующих командиров (начальников) воинских частей, штабов, оперативных и иных групп, подтверждающих периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения.