Приказ МЧС России от 20.03.2017 N 121 "О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и граждан Российской Федерации, поступающих на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы"

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ ^_СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ_₍

ПРИКАЗ

20.03.2017

Москва

№ 121

О некоторых вопросах централизованного учета персональных данных сотрудников федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и граждан Российской Федерации, поступающих на службу в федеральную противопожарную службу Государственной

противопожарной службы

В соответствии со статьей 39 Федерального закона от 23 мая 2016 г. № 141-ФЗ «О службе в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»¹ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»^{1 2} приказываю :

1. Утвердить:

1.1.    Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и ведении его личного дела (приложение № 1).

1.2.    Положение о централизованном учете персональных данных гражданина Российской Федерации, поступающего на службу в федеральную противопожарную службу Государственной противопожарной службы (приложение № 2).

2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 28.05.2015 № 270 «Об утверждении правил работы с личными делами личного состава в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 3 июля 2015 г., регистрационный № 37886).

Министр

В.А. Пучков

Положение

о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и

ведении его личного дела

I. Общие положения

1.    Положение о централизованном учете персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы и ведении его личного дела (далее - Положение) определяет порядок организации учета персональных данных сотрудника федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы (далее - сотрудник), документы учета персональных данных сотрудников, порядок ведения, учета, хранения, пересылки и передачи в архив личных дел сотрудников, порядок изъятия документов и предоставления сведений, находящихся в личных делах сотрудников, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований, а также ответственность за соблюдение настоящего Положения.

2.    Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

II. Порядок организации учета персональных данных сотрудника

3.    Учет персональных данных сотрудника (далее - учет) ведется в соответствии со схемой учета персональных данных сотрудников (приложение № 1 к Положению) в кадровых подразделениях центрального аппарата Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России), территориальных органов МЧС России и иных учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России (в том числе подчиненных территориальным органам МЧС России) (далее - учреждения и организации МЧС России).

4.    Учет осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России и настоящим Положением.

5.    К ведению учета предъявляются следующие требования:

учет ведется постоянно индивидуально по сотруднику;

учет должен своевременно, полно и достоверно отражать количественный и качественный состав сотрудников центрального аппарата МЧС России,

территориальных органов МЧС России, учреждений и организаций МЧС России.

6.    Централизованный учет персональных данных сотрудника (далее -централизованный учет) осуществляют кадровые подразделения центрального аппарата МЧС России, территориальных органов МЧС России, учреждений и организаций МЧС России.

7.    Централизованный учет осуществляется с использованием средств автоматизации посредством использования единой автоматизированной информационной системы (сервиса) в системе МЧС России (далее -автоматизированная система) с обязательным условием соблюдения законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных.

8.    Порядок сбора, обобщения, предоставления персональных данных при централизованном учете с использованием средств автоматизации устанавливается техническими и эксплуатационными документами на автоматизированную систему, а также отдельными нормативными правовыми актами МЧС России.

III. Документы учета персональных данных сотрудника

9.    Документами учета персональных данных сотрудника являются:

9.1.    личное дело сотрудника (далее - личное дело) (приложение № 2 к Положению);

9.2.    служебная карточка (приложение № 3 к Положению);

9.3.    справка-объективка (приложение № 4 к Положению);

9.4.    штатно-должностная книга (приложение № 5 к Положению).

10.    Ведение и хранение документов учета персональных данных сотрудников осуществляется лицом, непосредственно осуществляющим обработку персональных данных, в помещении кадрового подразделения центрального аппарата МЧС России, территориального органа МЧС России, учреждения и организации МЧС России в соответствии с требованиями к обработке персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации.

11.    Документы учета персональных данных сотрудников ведутся на бумажных носителях, в том числе в электронном виде с использованием средств вычислительной техники.

12.    При заполнении документов учета персональных данных сотрудников не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств (последнее - при наличии), названий регионов, населенных пунктов, улиц, органов, учреждений и организаций, за исключением случаев, если они носят общепринятый характер и интерпретируются однозначно.

13.    Уничтожение документов учета персональных данных сотрудника, указанных в подпунктах 9.1 - 9.4 пункта 9 настоящего Положения, осуществляется в соответствии с пунктами 17 - 19 настоящего Положения.

14.    Служебная карточка предназначена в отсутствие личного дела обеспечить получение основных данных о прохождении службы (трудовой деятельности), а также иных биографических данных.

Первоначальное заполнение служебной карточки осуществляется с использованием средств вычислительной техники, последующее ведение записей допускается от руки шариковой ручкой (с наполнителем черного, синего или фиолетового цвета).

Ведение (актуализация данных) служебной карточки осуществляется в случае выдачи (пересылки) личного дела для временного пользования.

Хранение служебной карточки осуществляется в картотеке в алфавитном порядке на бумажном носителе, а также в электронном виде.

15.    Справка-объективка предназначена для оперативного получения персональных данных. Формируется с момента назначения сотрудника на должность и ведется до момента его увольнения.

Справка-объективка формируется и ведется на печатных устройствах с использованием средств вычислительной техники и может храниться как в электронном виде, так и на бумажном носителе (в картотеке).

Операторы обработки персональных данных3 (далее - операторы) вправе запрашивать справки-объективки сотрудников, проходящих службу в подчиненных им учреждениях и организациях МЧС России.

16.    Штатно-должностная книга предназначена для оперативного контроля над укомплектованностью штатных должностей сотрудников, а также качественным составом кадров.

Штатно-должностная книга должна быть прошита, пронумерована и иметь инвентарный номер. Штатно-должностная книга изготавливается в виде книги, состоящей из отдельных листов в виде карточек на плотной бумаге.

Ведение штатно-должностной книги осуществляется чернографитным карандашом.

Допускается дополнительное ведение штатно-должностной книги в электронном виде с использованием средств вычислительной техники.

Уничтожение штатно-должностной книги осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами МЧС России по делопроизводству.

IV. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

17.    Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

18.    Уничтожение выделенных документов на бумажных носителях осуществляется с помощью бумагорезательной машины путем измельчения на куски, гарантирующее невозможность восстановления текста.

19.    Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

V. Порядок ведения личного дела сотрудника

20.    Личное дело состоит из шести частей. Каждая часть личного дела является его неотъемлемой частью.

20.1.    Первая, вторая и третья части личного дела вшиваются в основную папку личного дела.

20.2.    Четвертая, пятая и шестая части личного дела не скрепляются с основной папкой личного дела.

21.    Документы, приобщаемые к шестой части личного дела, могут храниться в отдельной папке с присвоением номера, аналогичного номеру личного дела.

22.    Каждая часть личного дела должна содержать опись приобщаемых документов (приложение № 6 к Положению).

23.    Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, в личное дело не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о государственной тайне .

24.    Сотрудник имеет право на ознакомление с отзывами о его служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов, и материалов по его просьбе, выраженной в письменной форме.

25.    Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения и в присутствии лица, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных.

26.    Ознакомление с материалами личного дела третьих лиц не допускается без согласия сотрудника, выраженного в письменной форме, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

В случае ознакомления с личным делом третьих лиц, отметка об ознакомлении делается в контрольной карточке личного дела (приложение № 7 к Положению).

27.    В первой части личного дела хранятся: послужной список (приложение № 8 к Положению) и документы, подтверждающие стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, в том числе в льготном исчислении.

4 Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 15, ст. 1768; 1997, № 41, стр. 8220 - 8235, ст. 4673; 2002, № 52 (ч. 2), ст. 5288; 2003, № 6, ст. 549, № 27 (ч. 1), ст. 2700, № 46 (ч. 2), ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055, ст. 6079; 2009, № 29, ст. 3617; 2010, № 47, ст. 6033; 2011, № 30 (ч. 1), ст. 4590, ст. 4596, № 46, ст. 6407; 2013, № 51, ст. 6697; 2015, № 10, ст. 1393).

27.1.    В послужном списке личного дела содержатся сведения о прохождении службы и иной трудовой деятельности сотрудника, на основании которых производится подсчет стажа службы (выслуги лет) для выплаты ежемесячной надбавки к окладу месячного денежного содержания за стаж службы (выслугу лет) и назначении пенсии.

27.2.    Лицо, непосредственно осуществляющее обработку персональных данных, в кадровом подразделении составляет послужной список на основании паспортных данных, военного билета, трудовой книжки, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, приказов по личному составу, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных организаций, свидетельств о повышении квалификации в пятидневный срок с момента издания приказа о назначении.

27.3.    Составленные послужные списки необходимо вести на протяжении всей службы в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы (далее - федеральная противопожарная служба).

27.4.    Записи в послужном списке делаются шариковой ручкой (с наполнением черного, синего или фиолетового цвета) в именительном падеже, разборчиво, аккуратно, без сокращений (кроме общепринятых). Для внесения записей в послужной список допускается использовать штампы. Отпечаток штампа должен быть четким и разборчивым. Первоначальное заполнение послужного списка допускается на печатных устройствах с использованием средств вычислительной техники.

27.5.    В случае внесения ошибочных записей (либо части записи) подчистки не допускаются. При этом ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится в послужной список и подтверждается записью «исправленному верить». Каждое исправление в личном деле заверяется подписью руководителя кадрового подразделения и печатью.

27.6.    Вклейка в послужной список личного дела страниц с любыми записями, а также иных документов, кроме добавления в установленном порядке в личное дело страниц (листов) личного дела, запрещается.

27.7.    Внесение в послужной список сведений, не предусмотренных его формой, запрещается.

27.8.    Сотрудник должен быть ознакомлен с составленным послужным списком под роспись (для подтверждения правильности внесенных в него записей) кадровым подразделением. После ознакомления сотрудника послужной список заверяется руководителем кадрового подразделения и печатью.